デジタル技術を活用し、ビジネスモデルから企業文化・組織までを変革して競争上の優位を確立することを目指すDX。対応できなければデジタル競争に勝つのは難しいと考えられ、すべての企業に早急な対応が求められています。

そのDXの第一歩として注目されているのが、デジタル技術を用いた業務プロセスの改善。しかし、日々の業務に追われる中、IT人材の不足もあり、業務効率化をしたくとも進められないという企業も多いのではないでしょうか。

今回は、Claris International Inc.のローコード開発ツール「Claris FileMaker®︎」（クラリス ファイルメーカー）を活用した業務改善サービスを提供している西川コミュニケーションズ（以下、NICO）の藤井隆雅と大谷泰弘が、DXが求められる時代背景やローコード開発による業務効率化と、その高い効果について語ります。

企業にDXが求められる背景と、その課題

―――はじめに、簡単な自己紹介をお願いします。

藤井：　自動車メーカーのクライアントを中心とした事業部で、営業を担当している藤井です。クライアントの顧客の情報を取りまとめる事務局の運用や、BPOの受託のほか、業務改善支援やそれに関わる新事業の構築などを担当しています。

大谷：　同じくソリューション事業部の大谷です。Web制作や事務局作業を中心に対応する部署に所属していますが、私自身は主に業務効率化ツールの開発案件を担当しています。

―――お二人はDX推進に欠かせない業務改善サービスを提供しているとのことですが、DXが求められる背景をどのようにお考えでしょうか？

藤井：　デジタル技術の進化による環境の変化が大きいと思います。

スマートフォンやタブレットなどのデバイスが進化したことで、企業・消費者問わず情報収集の範囲は広がり伝達速度も格段に上がりました。新技術の情報はもちろん、今まで非公開だった情報もどんどん公開されていて、その情報を知っているかどうか、また活用できるかどうかによって大きな差がつくような状況です。

さらに個人個人の生活や趣味嗜好も今まで以上に多様化し、パーソナライズも進んでいます。各種サービスも、そういった環境の変化に柔軟かつ迅速に対応していかなければならないのです。

最近はAIの発展も目覚ましく、今後起こりうる急激な環境変化にも対応できる企業の体制作りのためにも、DXが求められていると思います。

―――企業のDX推進を阻害する要因としては、どのようなものが考えられますか？

藤井：　一番大きいのは人的リソース不足ではないでしょうか。デジタル技術の進化に対応できるITスキルの不足に加え、日々の業務をこなしながらDXにも注力する、というのは想像以上に難しいことです。

私自身、業務改善の提案を進めていく中で、まずコア業務とノンコア業務※の仕分けが必要だと感じています。お客様が本当に必要な業務に注力できるよう、 ノンコア業務を切り分けて、そこを当社で受託させていただくという形でフローを改善していく。またコア業務に対しても、なるべく人為的なミスを防げるような自動化ツールを導入することで、業務を誰でも対応できるような形へ変革することを提案しています。

※コア業務とノンコア業務：コア業務は企業の経営の中心であり、直接的に利益を生み出すための業務のこと。対して、直接利益は生まないが、コア業務をサポートするために欠かせない業務のことをノンコア業務という。

DXの本質は単純なデジタル化ではなく、ビジネス環境の変化に対応できる体制を作り上げることです。そういった活動の第一歩として、ツールやアプリケーションを活用した単純作業の自動化を推進し、属人化を解消していくべきだと思っています。

―――NICOでもDXの推進は進んでおり、業務の効率化にも取り組んでいますね。

藤井：　NICOは長らく印刷事業を主軸としてきた会社ですが、印刷を含む販促施策はデジタル化が進んでおり、今後もこの傾向は確実に続きます。今後を見据えると、全社的なDX推進は欠かせないと思っています。

3DCGやAI、Web広告といった事業領域自体の変革や、これまでのアナログ中心の制作ワークフローの改善を目的とした画像データベース開発や入稿システム導入による業務改善、効率化など、印刷業界の中でNICOはいち早くDX推進を行ってきました。2018年6月から「TPS※活動」として取り組みを開始し、安全・品質の確保を前提に、業務プロセス全体の効率化に向けた変革を進めております。そのほか従業員がGAS（Google Apps Script）やPythonの勉強会を開催し、さまざまな言語を活用したワークフローの改善や業務の効率化なども各部署単位で行っています。

※TPS：Toyota Production System（トヨタ生産方式）。生産現場におけるムダを見える化し、徹底的な排除を行うことで、原価低減を行い続ける考え方。

私自身も従来のビジネスモデルから脱却する必要性を感じていました。そんな流れの中でスタートしたのが、Claris International Inc.のデータベース管理システム「Claris FileMaker」を活用した、ローコード開発による業務改善のご提案です。

NICOの「Claris FileMaker」を活用した業務改善について詳しくはこちら。
「Claris FileMaker®」による開発サービス | 西川コミュニケーションズ株式会社

ローコード開発による業務改善ツールで効率化を実現

ローコード開発とは？

―――「ローコード開発」とは何でしょうか？

大谷：　プログラミングに詳しくなくても、準備されている機能を組み合わせて業務用アプリケーションを作れる開発環境です。

イチからコードを書いてプログラミングすることを「フルスクラッチ」といいますが、実装できる機能の自由度が高い分、開発の難易度も高くなります。そこで、汎用的な機能をパッケージ化して、その組み合わせによって簡単に開発を行えるようにしたのがローコード開発、というわけです。
ローコード開発は基本的にGUI※で画面設計できるようになっており、プログラミングについて専門的に学んでいない非IT人材でも扱いやすいのが特徴です。DXの推進に重要なものとして注目されています。

※GUI：Graphical User Interface。難しいコマンドを用いず、画面に表示されたボタンやメニューなどをマウスで操作できるインターフェース。

―――最近は「ノーコード開発」という言葉もよく聞きますが、ローコード開発とはどう違うのでしょうか？

大谷：　ノーコード開発はそもそもコーディング自体がいらないものです。つまり、準備されている機能の組み合わせ"だけ"で開発することになります。

それに対してローコード開発は、準備されている機能に多少のコーディングを加えることでより拡張性を認めるものです。ノーコード開発よりも柔軟な対応ができます。

―――ローコード開発とノーコード開発を選ぶ基準はありますか？

大谷：　スキルがあるなら、ローコード開発を選んだ方がすばやく問題を解決できると思います。ただ、対応する案件によっても変わりますね。

例えば、「特定のメールが来たらそれをタスク管理ツールに自動で転記する」といった単純な自動化はノーコード開発で対応できるので、わざわざローコード開発を選ぶ必要はありません。ただし、「受信したメール内容を加工した後タスク管理ツールに自動で転記する」といった加工の工程が入ってくると、ローコード開発の出番になる。

私たちとしてもローコード開発だけをお勧めしているわけではありません。フルスクラッチによるシステム開発も行っていますし、ノーコード開発も必要に応じて使います。求められる機能やコストといったさまざまな条件を勘案したうえで、そのシチュエーションで最適な開発方法を選ぶことが重要です。

―――複数の開発手法の中でも、ローコード開発のメリットは何でしょうか？

大谷：　開発の期間やコストが大幅に抑えられる点ですね。先日も当社の工場から「バーコードを活用して検品作業を改善したい」という相談を受けサンプルアプリを作ったのですが1日で開発できました。フルスクラッチで開発しようとしたら何週間かはかかると思うので、これはローコード開発ならではのスピード感だと思います。

開発言語を用いてフルスクラッチでアプリケーションを開発するのは、想像以上に大変なんです。それに対してローコード開発は、基本的にすでにある機能を組み合わせていくものですので、圧倒的に短期間でできあがります。

―――そのローコード開発を行うためのソフトウェアがClaris FileMakerということですね。

大谷：　そうなります。しかし、ローコード開発をするためにClaris FileMakerを取り入れたというわけではないんです。以前から自分たちの業務のサポートのために利用していたソフトウェアが、たまたまローコード開発ツールと呼ばれていた、というのが実際のところです。

Claris FileMakerとは

―――確かに、Claris FileMaker自体は以前からNICO社内で使われていたと記憶しています。

藤井：　例えばクライアントからExcelでいただいた原稿をAdobe Illustratorに流し込むといった作業や、画像を素材管理ツールに登録するといった際に欠かせないものでした。さらには日報や伝票の作成といった管理業務でも活用していましたね。

Claris FileMakerは1985年にリリースされた歴史のあるソフトウェアです。NICOではローコード開発が注目されるずっと以前から、社内業務のサポートツールとして活用してきたんです。

大谷：　特にDTP※と相性がいいので、制作部署のさまざまな場所で活用していたんですよね。私も個人的に自分の業務を効率化するため、あれこれ自動化していました。特に部署全体での業務の効率化を意識して活用し始めたのは、2014年くらいからだったと思います。

※DTP：Desktop Publishing（デスクトップ パブリッシング）。パンフレットやチラシ、書籍といった印刷物のデータをパソコン上で制作すること。

藤井：　私がそれらの自動化プログラムの存在を知ったことが、このClaris FileMakerによる業務改善提案のきっかけでした。すでに自分たちの業務をこれだけ効率化した実績があるのだから、これはクライアントの業務改善にも役立てられるのではないか、と考えたんです。

―――そこでClaris FileMakerによるサービスの提供に至ったのですね。Claris FileMakerとはどういったソフトウェアなのか、改めて教えてください。

大谷：　直感的なデータベース管理システムであり、データの作成、管理、共有、分析などを効率的に行うためのツールです。ローコード開発ができるソフトウェアはほかにもありますが、長らく制作業務で使われていたためNICOにノウハウが蓄積されていることに加え、備わっている標準機能も非常に優れているため、Claris FileMakerを使い続けています。

【Claris FileMakerのメリット】

• API連携が可能。外部ツールとも簡単に連携できる。
• ローカルファイルにアクセスでき、パソコン上に保存しているファイルの読み込みも容易。
• AppleScriptに対応するアプリケーションの操作が可能。（Adobe Photoshopでファイルを開き、画像のサイズや解像度を変換して指定の場所に保存するといった一連の作業を自動化するなど）
• 利用環境に合わせたサービスが選べる。
  ・Windows / Mac 上で動作する開発・利用環境「Claris FileMaker Pro」
  ・iPadやiPhoneで実行できる「Claris FileMaker Go」
  ・Webブラウザからアクセスできる「Claris FileMaker WebDirect」
• 自社に合った共有方法が選べる。
  ・導入へのハードルが低いクラウドタイプの「Claris FileMaker Cloud」
  ・セキュアな運用が可能なオンプレミスの「Claris FileMaker Server」

―――NICOの参加している「Clarisパートナー」とはどういったものでしょうか？

藤井：　Claris International Inc.の実施するClaris FileMakerの技術審査に合格し、一定のレベルに達していることの証明です。NICOはパートナーとあわせて「リセラー」にも認定され、Claris FileMakerのライセンス販売・導入にカスタマイズトレーニング、サポートなど、Claris FileMakerの活用全般にかかわるサービスを、Claris International Inc.に代わってNICOから提供できます。

―――パートナーとリセラー、どちらも認定されている、と。

藤井：　業務改善ツールを使用するために、NICOとClaris International Inc.の双方と契約するのは少し手間ですよね。どちらのパートナーシップにも認定されている弊社であれば、ツールの開発からライセンス購入・更新まで、責任を持って請け負うことができます。

Claris FileMakerによる業務改善ツールの事例

―――では、実際にどのようなツールを開発してきたのか、実例を教えてください。

大谷：　社内用に開発したもの、クライアントに納品したものの中から、特によく使われているものをご紹介します。

case1：NICO案件専用のコールシステム

NICOのコンタクトセンターでは架電があるとオペレーターのPCモニタ上に通知が届き、そこで通話ボタンを押すと通話が始まるというシンプルな仕組みが準備されています。そこへさらに業務で必要とされている機能を独自に開発・実装しました。

• 着信番号から以前にも電話をかけてきた人かどうかを自動で検索できる。
• その着信番号との過去の通話履歴がわかる。
• 相手の属性やコミュニケーターが残したメモなど、通話に必要な情報を一覧できる。
• 業務に必要な情報を管理できエクセルなどでの手作業を極力減らす。

高機能なツールにはあらかじめこのような機能が実装されているものもありますが、高機能ゆえに複雑で使いづらい、高価すぎるなどの問題もありがちです。今回、NICOの業務に寄り添った専用のコールシステムを独自に開発することで、シンプルながら使い勝手のいいツールになったと思います。痒いところに手が届くようなボタン配置・画面遷移などの工夫も施してあります。

PCモニタ上の着信画面

着信があると、自動で検索を開始

業務に寄り添った独自機能を実装

case2：印刷物の在庫管理

パンフレットやDMをはじめとしたさまざまな印刷物の在庫を管理するためのツールです。複雑になりがちな在庫管理業務を、わかりやすい画面操作だけで解決できるのもツール導入による強みです。

• 品番や印刷物に関する情報での検索。
• 印刷物の改定情報の確認と一覧化。
• 在庫減少アラート（在庫が少なくなってきたことが一目でわかる画面設計）
• 発注状況の管理（必要な情報を入力するだけで、あらかじめ組み込んでおいた計算ルールをもとに自動で発注部数を求められる）。
  
  

case3：ソフトウェアと連携した校正管理

複数の販売店を持つ企業の場合、カレンダーなどの販促ツールに各店舗の情報を刷り分けることがあります。掲載する情報は各店舗に校正を依頼しますが、規模によっては100店以上ある店舗からメールやFAXで戻ってくるお返事にひとつひとつ対応するとなると、大変な工数がかかります。この管理の一部を自動化しました。

• 印刷データ（Adobe Illustratorファイル）をClaris FileMakerに直接格納でき、必要に応じて書き出すことができる。（フォルダ管理で発生する可能性がある、修正前後のデータ取り間違いを防ぐ）
• 店舗名 / 店舗コードなどで検索し、修正指示（ネットFAXやメールで受信したPDF）をツール上に登録できる。
• 修正があった場合、ツールに設置してあるボタン1クリックでデータを開いて対応できる。
• 返信の来ていない店舗を一覧で確認できる。

校正管理に便利な機能を実装

case4：形式の異なるExcelデータも最適な形に変更

クライアントに見せる、顧客に入力していただくなど、Excelデータは目的によって形式もさまざま。その形式のバラバラなExcelデータであっても、それぞれに合わせて最適な処理を組み込むことで、そのままのExcelデータをインポートするだけで適切な加工処理を行えます。

• Excelデータの中から特定セルの内容を別のツールに入力する。
• 特定の行や列などを削除して加工する。

このような単純作業も、Claris FileMakerを経由することで、より安全かつ確実に、ボタン一つで処理ができるようになります。

よくある単純作業のミスへの対策は、読み返されることのないチェックリスト作りや、「次回は気をつける」といった対策にもなっていない精神論など、非論理的な改善に陥りがちです。
これをスクリプトで自動化すれば、同じミスが二度と起きない仕組みを作れます。

相手に寄り添って課題を解決する、NICO流の業務効率化

―――話を伺うほど、業務効率化がいかに求められているのかを実感できます。

藤井：　サービスの開始以降、多くのお問い合わせをいただいています。弊社にはAIや3DCGなどさまざまなジャンルのサービスがあり、カンパニープレゼンの際にはお客様にそのすべてを紹介する機会もありますが、その中でも特に業務改善に興味を持っていただけるケースが増えてきました。そのぐらいDXは各企業の事業課題になっていますが、「何から取り組んだらいいのかわからない」という企業も多いのが実情です。

今までの我々の営業活動は、クライアントに寄り添い、近い立場にいる中でさまざまな課題や困りごとを解決する、というスタンスでした。それが、コロナ禍の中で対面でのコミュニケーションが難しくなってしまった。それでも、業務効率化ツールが我々に代わって日々お客様の作業を手助けしてくれれば、ツールのサポートや改善に関わるさまざまな問い合わせをいただくことに繋がります。

業務をサポートする弊社の営業の一人、というと大げさですが、そういったNICOのスタンスを継承する存在としても期待しています。

大谷：　そうですね。「相手に寄り添って課題を解決する」という言葉はどこでも使われていると思いますが、それを実際に行うことがなかなか難しい。NICOは寄り添う課題解決をずっと続けてきたからこそ、クライアントに心から満足いただけるツールを開発できるのかな、と思いました。

クライアントにヒアリングしながら試行錯誤し、改善やブラッシュアップを重ねていく。私自身このマインドで開発に取り組んでいます。

藤井：　私もそこが一番のポイントだと思います。

従来のシステム開発や運用案件は、最初に決めたフローを変えられない。または変えづらいケースが多いかと思います。実務に携わる人たちはツールやフローを運用しながら、状況に合わせてより良い形に改善してほしいと思っているのに、ツールを開発する側は作りっ放しになってしまうという状況はよくありますよね。このギャップをうまく解消するために大事なのが、現場と一緒になって作り上げていくという姿勢だと思います。

私たちが目指しているのは、「こういう機能を追加したい」とか「ここをこう変えたいけど、どうしたらいいだろう」といった内容を、気軽に相談できるようなパートナーになることです。作ってからでも機能を変更しやすいローコード開発を取り入れ、実際にツールを使っていただきながら機能を改善していきます。さらにはこのような業務改善を続けることでたまった知見を活用し、汎用性の高い業務効率化作業のパッケージ化も目指しています。

同時に、開発技術の向上にも努めていきます。今年の11月には、業務改善の成功事例の紹介や技術情報などのセッションが行われるClaris International Inc.主催「Claris Engage Japan 2023」にも出展の予定です。

「Claris Engage Japan 2023」について、詳しくはClaris International Inc.のサイトをご確認ください。
4 年ぶりのリアル開催決定！Claris Engage Japan 2023

単純なツール開発にとどまらない、お客様に寄り添い、一緒に作り上げていくNICOらしい業務効率化を目指し、少しでも社会に貢献することが目標です。業務改善・効率化でお悩みの方は、お気軽にご相談ください。