業務プロセス最適化とは？

まず「業務プロセス」とは、部署や組織全体でひとつの目標に向かって進めるための、工程や手順の「一連の流れ」を意味します。そして、本題でもある「業務プロセス最適化」とは、この一連の流れをフレームワークやITサービスなどを活用し、目標に向かって最適化させることです。

業務プロセスと業務フローの違い

「業務プロセス」と似た言葉に「業務フロー」があり、混同してしまう方もいらっしゃるかと思います。業務プロセスは工程や手順の「一連の流れ」であることに対し、業務フローは各業務内における詳細な流れを指します。そのため、業務プロセスの中に業務フローがあると言えます。

業務プロセスを最適化することのメリット

業務プロセス最適化はIT技術の進歩もあり、現在では多くの企業が導入を検討しております。本セクションでは、業務プロセス最適化のメリットをご紹介します。

業務の工数削減につながる

業務プロセス最適化は業務工数の削減に繋がります。
例えば、これまで紙ベースで行っていた請求書の管理も、電子化することで、上司への承認や経理への提出などの物理的な移動や、記入漏れなどのケアレスミスを防ぐことに繋がります。また、テレワーカーにおいては、請求書の処理のためだけに出社する必要もなくなります。IT技術の進歩によりペーパレスを目的とした、より良いITサービスがローンチされているので、常にアンテナをはると良いでしょう。

業務の属人化を防ぐことにつながる

企業の課題のひとつに業務の属人化があげられます。
「特定のスタッフにしかできない業務があり、急な依頼に対応できない」「業務が複雑すぎて引継ぎを行うことができない」などが挙げられます。業務が属人化すると、業務のクオリティに差が生じたり、特定のスタッフに業務負荷がかかったりと、トラブルやミスが発生しやすくなります。
業務プロセス最適化のために新たなサービスやシステムの導入や、業務フローを標準化することで、業務効率の改善や生産性の向上が期待できます。

業務プロセス最適化手順への4つのステップ

業務プロセス最適化を進める上で、全体の手順を把握する必要があります。本セクションでは、手順を4つのステップに分けてご紹介します。

ステップ1. 課題の抽出

はじめに各部署や業務内容をヒアリングし、プロセスの詳細をすべて洗い出します。
全体像を客観的に把握・理解する必要があります。ヒアリングを通して、担当者が不便に感じていることや、多くの工数がかかっているところなどの課題を抽出し、優先順位を決めます。

ステップ2. 目標の設定

ステップ1で明確になった課題と優先順位に対し、KPI（重要業績評価指標）、KGI（重要目標達成指標）などの具体的な行動の数値目標を立てましょう。KPIは中間目標、KGIは最終目標を指します。

ステップ3. 目標達成に向けた手段の決定

目標が決まりましたら、その目標を達成するための具体的な手段を考えましょう。業務改善に適したフレームワークを活用すると効率的です。
業務改善のフレームワークで代表的なのは、ECRS（Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入れ替えと代替）、Simplify（簡素化）の頭文字を取ったもの）やバリューチェーン分析などがあります。フレームワークの活用は、問題の解決に繋がるヒントが導き出しやすくなります。
また、業務の短縮を行う場合、工数削減でもご紹介しましたITサービスなども検討すると良いでしょう。

ステップ4. 実行と検証

業務プロセス最適化の具体的な手段が決まりましたら、いよいよ実行です。
実行する際は、KPI・KGIの達成度を確認しながら、PDCAサイクルを回し、進捗度に合わせて改善と継続を行うことが非常に重要です。課題の原因や手段が間違っていることもありますので、目標に対し進捗度が低すぎる場合は、ステップ1からやり直すことも大切です。

業務プロセスもシステムで最適化

業務プロセス最適化とは、業務全体のプロセスを見直す取り組みです。
属人化などのリスクマネジメントのほか、労働環境の改善や業務効率の向上といった効果が期待できるため、業界を問わず多くの企業で採択されています。
マーケティングや販促プロモーションに関するデータ共有・管理の業務プロセス最適化を支援するサービス「CIERTO（シエルト）」は、業務プロセスの改善に役立つ機能を多数搭載し、多くの企業様に活用されています。