販促業務をテレワークで行う際のファイル共有の課題

紙のカタログやチラシなどの従来型ツールから、ECサイトやWeb広告などのWeb系のツールまで。プロモーションの方法はますます多様化が進み、それに比例して販促業務で取り扱うデータの種類や量も増大してきました。　さらに紙媒体のツールとWeb系のツールでは企業側の担当者や発注先の制作会社が別々のことも多く、多種多様なデータを複数の関係者間で共有するという複雑なやり取りが発生することもしばしば。

スムーズでセキュアなファイル共有については以前からさまざしまな方法がとられてきましたが、それらは出社を前提としていた部分も多く、テレワークに移行したことで新たな課題も見えてきています。

テレワークにおけるファイル共有のよくある課題

■ case 1

大容量データの受け渡しにDVDやUSBメモリを使っていたため、データ授受のためだけに出社しなければならない

メールに添付できないような大容量のデータをDVDやUSBメモリなどの記録媒体でやり取りしているというケースは依然として多いようです。必要なデータを媒体に保存したり、受け渡しのために出社する必要があり、テレワークに移行できない原因ともなっています。

■ case 2

オフィスの共有パソコンでしか開けないファイルがある

クリエイティブ制作には欠かせないAdobe IllustratorやPhotoshopといったアプリは、販促部署では一部の共有パソコンでしか扱えないケースも多く聞かれます。
画像のサイズ／形式の変換といった編集作業はもちろん、ファイルの中身を確認するだけでも共有パソコンが必要になり、ここでも出社の必要が。もしくはオフィスにいる誰かに作業を頼まなければならなかったりと、業務の負担になっています。

■ case 3

社内ファイルサーバーを利用しているが、アクセスが集中すると動きが遅い

社内ファイルサーバーはVPN経由でオフィス以外の場所からもアクセス可能です。しかし多くの社員が同時に大容量データを扱おうとすると、ファイルサーバーの動作が遅くなり、業務に支障が出ることもあります。
また、ファイル保管のルールがしっかり統一されないままファイルが増えていくと、最新のファイルがどれかわからない／目的のファイルがなかなか見つからないなどの問題が発生し、やはり作業効率は低下します。

■ case 4

クラウドのオンラインストレージを利用しているが、セキュリティが心配

ファイル共有の各方法とメリット・デメリット

テレワーク時のファイル共有をスムーズに行うためには、オンライン上でデータのやり取りが完了することが必要になります。それを可能にするシステムは複数ありますが、サーバーのタイプやセキュリティ、ファイル共有以外の機能などはそれぞれに違うため、自社の状況に応じたシステムを選ぶことが重要です。各システムのメリット／デメリットを把握して選びましょう。

社内ファイルサーバー

社内ネットワーク上でファイルを保管・共有するためのサーバーです。サーバーや回線、ソフトなどを自社で調達し運用するオンプレミスで設置され、社内LANを通じて各人のPCから接続できます。自宅などからでもVPN経由で接続可能です。

■メリット

• ・多くの場合、外部のネットワークから独立して運用されるため、社外からの不正アクセスのリスクは低い。

■デメリット

• ・一度に多くの人がVPN経由でアクセスすると、動作が遅くなり業務に支障をきたす。
• ・ファイル管理のルールが徹底されていないと、ファイルの検索性が悪くなる。
• ・オンプレミスによるファイルサーバーの導入にはコストや時間がかかる。
• ・外部へデータ共有をする場合は、一旦ローカルにデータをダウンロードし、別の方法で送る必要がある。

オンラインストレージ

インターネット上の仮想のストレージの中で大容量のデータを管理するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。共有に必要なシステムを自社で保有せず、ベンダーが提供するファイル共有機能をインターネットを通じて利用します。

■メリット

• ・ブラウザ上で動くため、PCさえあれば場所に左右されずファイルにアクセスできる。
• ・導入や機能設定が容易で、使用開始までのハードルが低い。
• ・社内外を問わず同じ方法で共有できる。

■デメリット

• ・PCに入っていないアプリのファイルはプレビュー表示も不可。
• ・社内ファイルサーバーと比較してセキュリティ面でのリスクは上がる。
• ・システムによってはアクセス権の細かい設定ができず、情報漏洩のリスクも。
• ・ログ管理機能がないシステムの場合、社内管理者の監視の目が届きにくいため、ブラックボックスが生まれやすい。

データ管理システム

データ管理に特化したシステムで、販促業務ではDAM（デジタルアセットマネジメント）、PIM（商品情報管理）などがよく使われます。ファイルの保存や共有だけではなく、効率的な運用のための機能を持つもの多いのが特徴です。クラウドとオンプレミス、どちらのサービスも存在し、自社の状況に合わせて選べます。

■メリット

• ・ブラウザ上で動き、ファイルのプレビュー機能も豊富なため、PCさえあれば場所に左右されず働ける。
• ・ファイル検索や形式／サイズの変換など、コンテンツ制作をサポートする機能がある。
• ・アクセス権の設定やアクセスログの管理など、管理機能が充実したものが多い。
• ・データを外部に共有する場合、ローカルにダウンロードすることなくクラウド上で操作できる。

■デメリット

• ・管理をするデータの範囲を決める、業務フローの洗い出しなどの事前の準備が必要で、運用までの期間はオンラインストレージに比べると長くなる。
• ・管理したいデータ量がそれほど多くなければ、オーバースペックになる可能性がある。

自社に合ったファイル共有システムの選択を

どこにいてもオフィスと同様にファイル共有を実現することは、テレワークの推進はもちろん、販促業務そのものの効率化にもつながります。そして業務効率のアップはスピーディな販促展開につながり、売り上げの向上にもつながっていきます。

テレワークだけではなく、販促業務そのものの効率化に欠かせないファイル共有ですが、システムを導入する際は自社の業務フローに合わせたものを選ぶことが重要です。どれだけの人数がファイルを利用するのか。どんなファイルがやり取りされているのか。使われているアプリは?　必要なセキュリティ設定は?　サーバーのタイプは?　しっかりと把握したうえで、自社に合ったサービスを選択しましょう。

販促業務のファイル共有ならCIERTO

CIERTOは販促業務のデータ管理に特化したDAM（デジタルアセットマネジメント）システムです。ファイル共有や検索機能、Adobe系のファイルのプレビューや形式／サイズ変換などさまざまなコンテンツ制作サポート機能を持ち、場所を選ばずオフィスと同等の作業環境を構築可能。サーバーのタイプはクラウドとオンプレミスどちらでも選べます。

管理したいデータの種類や目的、業務フローなどをもとに、最適なプランの提案もいたします。ぜひ一度ご相談ください。