データ管理におけるクラウドサービスのメリット／デメリット

クラウドとは、クラウドベンダーが提供するITリソースを必要な分だけレンタルして使用するサービスの総称です。インターネットに接続してサービスを利用し、契約プランに応じた利用料金を支払うのが一般的です。

近年、販促ツールはWebや紙媒体などにまたがってますます多様化を続けており、社内外の複数の人間が関わる販促業務ではスムーズなデータの授受が課題のひとつです。社内外問わず大容量のデータがオンライン上で受け渡しできるクラウドタイプは業務効率のアップに適したシステムといえます。

メリット

●導入のハードルが低く、利用開始までがスムーズ

サーバーやソフトウェア等のITリソースを自社で構築する必要がないため、初期費用が抑えられ、短期間でサービス利用開始可能です。また、管理したいデータの量や必要な機能によってプランを選べるサービスも多く、スモールスタートにも適しています。

●どこからでもアクセスでき、働く場所を選ばない

インターネットに接続したWebブラウザからアクセスでき、PCに専用のアプリ等をインストールする必要もありません。テレワークでも出社時と同じ環境で業務が行え、多様な働き方に対応できます。

●保守管理の手間がなく、拡張性や柔軟性も高い

サーバーやソフトウェアのメンテナンスはクラウドベンダーが行うため、社内にメンテナンスの人員を確保する必要がありません。容量や機能の追加もベンダーが用意している範囲内であれば容易に行え、拡張や柔軟性に優れています。

デメリット

●カスタマイズの自由度が低い

データ管理にシステムを導入する場合、管理するデータの種類やその目的によって、必要な機能は異なります。その企業の業務フローに合わせたカスタマイズが必要になりますが、クラウドではベンダーが提供するサービスの範囲内での利用となるため、自社のフローに最適化した設計ができない場合もあります。

●情報セキュリティ上のリスクがある

インターネット環境があれば利用できるサービスであるということは、IDやパスワードを知っていれば無関係の第三者でもアクセスできてしまうということでもあります。
クラウドベンダーも各種のセキュリティ機能を盛り込んでセキュリティレベル向上に努めていますが、外部ネットワークから独立して運用するオンプレミスに比べれば、情報漏洩リスクの観点から導入企業側でもセキュリティ機能を十分に確認する必要があります。

データ管理におけるオンプレミスのメリット／デメリット

テレワーク時のファイル共有をスムーズに行うためには、オンライン上でデータのやり取りが完了することが必要になります。それを可能にするシステムは複数ありますが、サーバーのタイプやセキュリティ、ファイル共有以外の機能などはそれぞれに違うため、自社の状況に応じたシステムを選ぶことが重要です。各システムのメリット／デメリットを把握して選びましょう。

メリット

●カスタマイズの自由度が高く、自社のフローに適したシステムが構築できる

システム全体を利用者自身が構築・管理するため、必要に応じて自由にシステムを構築できます。一口に販促業務といっても業種や規模によって関わってくる人数が異なり、業務フローも各社それぞれ。自社に合わせた最適なシステム構築をと考えると、オンプレミスが有利になります。

●自社の必要に応じた高度なセキュリティ対策が可能

サーバーの選択やその設置場所といったレベルからセキュリティ対策が可能です。また外部ネットワークからは遮断されたところでデータを保存することで、不正アクセスのリスクはクラウドよりも相対的に低くすることが可能です。

●インフラを占有するので、他社の利用状況に左右されない

一般的にクラウドは他のユーザー（同サービスを利用契約している他社）とインフラを共有しており、誰かが負荷の高い操作を行っていると他のユーザーのパフォーマンスが低下する可能性があります。
オンプレミスはインフラを自社で占有しているため、他ユーザーの利用状況に左右されず自由な運用が可能です。

デメリット

●コストや開発期間の面で導入のハードルが高くなる

サーバーやネットワークなどのインフラ設置に費用がかかるため、クラウドと比較すると初期費用は高くなります。
また開発スタートから利用開始までの期間も長くなるため、システム導入は大きなプロジェクトとなります。

●継続した保守管理が必要になる

インフラの保守管理や、次々と更新される新技術の導入などもすべて自社内で行うため、専門の人員を配置する必要があります。インフラの維持や人件費で継続的な運用コストがかかってきます。

自社に向いているサービスを選びましょう

クラウドとオンプレミスのメリット／デメリットは表裏一体です。導入のしやすさや機能の追加の柔軟な対応等、サービス利用という点からいえばクラウドのほうが利便性はよく、既存のシステムもクラウドへと移行するケースが増えています。しかし、必要とする機能やセキュリティ上の問題でオンプレミスを選択する企業も依然として多く、どちらが適しているのかは自社の状況によって変わってきます。自社に合ったサービスの選択が何より重要です。

クラウド／オンプレミス、どちらでも選べる販促用データの一元管理システム「CIERTO（シエルト）」

弊社がお勧めする販促用データの管理システム「CIERTO（シエルト）」は、容量別で選べるクラウドプランのほかオンプレミスでの導入も可能。

管理したいデータの種類や目的、業務フローなどをもとに、どのプランが適しているのかのご提案もいたします。
ぜひ一度ご相談ください。