販促業務のデータ管理は、売上アップにもつながる重要課題

企業における「データ管理」には幅広い意味が含まれており、管理するデータの種類によってその目的もさまざまです。中でも販促業務におけるデータ管理といえば最大の目的は商品画像や動画、テキスト情報といった、プロモーションに使用されるデータを複数の媒体でスムーズに利活用することではないでしょうか。
かつては紙媒体を中心としていたプロモーションのツールも、デジタル技術が進歩するにつれてECサイトやWeb広告などへと領域を広げていき、プロモーションの方法はどんどん多様化しています。それに比例して販促業務で取り扱うデータの種類や量は増大してきました。

しかし、現場はツールの多様化にその都度対応してきたため、紙媒体のツールとWeb系のツールでは企業側の担当者や発注先の制作会社が別々のことが多く、データの共有にさまざまな課題を生じさせています。
使いたいデータを取り寄せるためだけに業務時間が割かれるといった効率化の面はもちろんですが、データのスムーズな共有はプロモーションのスピーディな展開にも欠かせないことを考えれば、データ管理は売上アップに直結する重要な要素であるといえます。

販促業務に多いデータ管理の課題

■ case 1

データが担当者レベルで個別に管理されており、データの授受が複雑化している

・ECサイトの担当者がカタログ担当者にデータを依頼
　　　↓

・カタログ担当者がカタログ制作会社にデータを依頼
　　　↓

・カタログ制作会社がデータを揃えてカタログ担当者に送信
　　　↓

・カタログ担当者が受け取ったデータをEＣサイト担当者に転送
　　　↓

・ECサイト担当者が受け取ったデータをECサイト制作会社に転送

といった非常に手間のかかる業務が発生することになります。

多数のツールを展開している企業であるほど担当者の数も多く、まずどのツールを誰が担当したのかという確認から始めなければならないこともあり、データ手配という雑務だけでかなりの時間を要することになります。

■ case 2

適切なルールで管理がされておらず、必要なデータをすぐに探せない

データをファイルサーバなどに集約しているという企業でも、一定のルールをもとに管理されていない／もしくはルールが守られていないため検索性が悪く、必要なデータを探し出すのに時間がかかるというパターンも多く聞かれます。
また、せっかく探し出したデータが最新ものではなかった、使用不可のものだったなどに気づかず使用してしまうことで、トラブルにつながる危険もあります。

■ case 3

データの許諾情報を限られた担当者だけが把握しており、使用申請に手間がかかる

使用期限が設けられているモデル入りの写真や、制作者に著作権がある画像やイラストなど、プロモーションに使用されるデータには使用が制限されているものも多くあります。
そういったデータの許諾情報を限られた担当者だけが管理している場合、使用申請があるたびに個別で対応しなければならず、申請を受けた側も申請をする側もその都度業務が発生することになります。
また許諾情報の管理がしっかりしていないと、使用不可のデータを使用してしまうことでトラブルにつながる危険があります。

■ case 4

情報漏洩の危険がある

社外持ち出し不可のデータをそうと知らずに制作会社に渡してしまった、本来なら閲覧権限のない社員にまでデータが見られるようになっていたなど、データ管理が徹底されていなかったことで情報漏洩につながる可能性があります。

プロモーションの多様化が進む中でのデータ管理の方法とは

今後も販促業務で取り扱うデータの種類や量が増えていくことは間違いなく、適切なルールに基づいたデータ管理はますます重要になってくるでしょう。しかし、案件に紐づいて担当者が個別に手動で管理することには限界が訪れます。

プロモーションの多様化に対応し、スピーディで効率的な販促業務を実現するためには、データをオンライン上に集約して一元的に管理するシステムの導入が欠かせません。中でも、販促業務の効率化に特化したデータ管理システムにはファイル検索やプレビュー表示／変換機能などの機能が搭載されていることが多く、コンテンツ制作を強力にサポートします。

オンラインでのデータ管理システム導入メリット

1.効率的なデータ共有の実現

• ・必要としている担当者自身がすぐにデータにアクセスでき、データ手配の手間が省ける。
• ・オンラインストレージとしても利用でき、社内外の関係者とのデータ共有がスムーズに行える。

2.データ検索性の向上

• ・高度なファイル検索やプレビュー機能により、必要なデータをすぐに探すことができる。

3.コンテンツ制作のサポート

• ・オンライン上で画像／動画のファイル形式やサイズを変換でき、専用のアプリがインストールされたPCを持たない担当者でも自身で素早くデータが用意できる。
• ・作業環境に左右されず行えるため、テレワークにも適している。

4.セキュリティの強化

• ・アカウントごとにアクセス権限を設定することで、閲覧権限のないデータを見せないようにできる。
• ・データにアクセスしたログが残るため、情報漏洩の防止ができる。

データ管理システム導入のポイント

しかし、データ管理のシステムはただ導入すればいいわけではありません。自社の現状を把握したうえで業務フローに合った適切なシステムを構築し、場合によっては業務フローも変更したうえでデータ管理の運用体制を整えることが必須です。これらをしないままシステムを導入したことで、想定した効果を出せないでいる企業は少なくありません。

しっかり運用していくために考えておくべき、データ管理のシステム化の成功ポイントを紹介します。

システム導入成功の4つのポイント

①データ管理の目的を明確にする

現在のデータ管理のどこにどんな課題があるのか?それをどのように改善していきたいのか?自社の現状を整理して「何をどう改善したいのか」を明確にしましょう。またその目的を関係者間で共有しましょう。

②管理対象となるデータを整理する

企業内に存在するデータは膨大に存在し、そのすべてを管理しようとすると目的を見失って使い勝手の悪いシステムになる恐れがあります。導入するシステムでどの範囲までのデータを管理するのか、目的や目標から整理しましょう。

③自社の状況に合ったシステムを選ぶ

データ管理システムと一口に言っても、導入の目的や管理対象のデータの種類によって必要な機能やセキュリティ条件は異なります。目的やデータの量と種類、そして業務フローなど、自社の状況に合わせて適切なシステムを選ぶことが肝要です。

④システム導入後の運用イメージをしっかりと持つ

システムは導入すれば終わりではありません。むしろその後の運用こそが大切です。せっかくシステムを導入しても、機能が使いこなせない、システム導入に合わせて変更した業務フローが実情に合わなかったなどの問題がないように、実際にシステムを利用する人たちの意見に耳を傾け、運用のイメージについて検討段階からしっかり考えておきましょう。

販促用データの一元管理システム「CIERTO（シエルト）」

販促業務においていかに適切なデータ管理をしていけるかは業務改善にも売り上げアップにも直結する重要な要素であり、今やシステム導入は欠かせないものとなっています。

弊社がお勧めする「CIERTO（シエルト）」は、Adobe InDesignやIllustratorなどの制作データ、Microsoft WordやPowerPointなどのOffice系データ、動画など、販促活動に関わるさまざまなデータをプレビュー付きで一元管理し、関係者間でオンライン共有するデジタルアセット管理システム（DAM）です。

販促業務に関するデータ管理システムの導入をお考えなら、ぜひ一度CIERTOをご検討ください。